اللباقة الإلكترونية
أشارت دراسة إحصائية حديثة قبل ما يقارب الشهرين، إلى أن ما يقرب من 90 في المائة من الأشخاص المشمولين فيها يفحصون بريدهم الإلكتروني كل ساعة. وأثبتت دراسة أخرى حديثة زيادة بما يقارب 50 في المائة في إنشاء الحسابات البريدية الإلكترونية المجانية، مثل: ياهو وهوت ميل وجي ميل (بريد جوجل).
إن المكانة التي وصل إليها البريد الإلكتروني وتغلغله في حياتنا جعلا له قواعد لباقة (إتيكيت) مثله مثل أي من الممارسات اليومية الأخرى. ولعل ما دفعني إلى كتابة هذا المقال هو الكم الكبير من البريد الإلكتروني الذي يرسل لي ولغيري يوميا، والذي يفتقر عدد كبير منها إلى بعض هذه القواعد الأساسية. ويمكن تقسيم هذه القواعد إلى قسمين: الأول يتعلق بمحتوى الرسالة، والآخر يتعلق بعنونة الرسالة وموضوعها. بالطبع فإن هذه القواعد تنطبق بشكل كبير على البريد الإلكتروني الخاص بالعمل، ولا تنطبق على الأصدقاء والمعارف والعائلة، حيث في الغالب يتم تجاوز بعض قواعد اللباقة معهم.
فبالنسبة لمحتوى الرسالة، فأول ما يجب أن تبدأ به هو التحية والسلام، فعلى الرغم من عدم وجود اتصال مباشر (وجها لوجه) مع مستقبل الرسالة، فإنه من عدم اللباقة البدء بالموضوع مباشرة ومن دون تحية، وذكر اسم المستقبل (أو المستقبلين) أيضا له أثر كبير في تقبل الرسالة. وبعد التحية يجب أن يكون البريد الإلكتروني مباشرا ويقوم بمعالجة الموضوع الذي أرسلت من أجله الرسالة دون حشو ممل والذي قد لا يجد مستقبل الرسالة وقتا له، أو قد يقوم بتشتيت الانتباه عن الموضوع الأصلي. كما يجب أيضا التأكد من خلو الرسالة من الأخطاء الإملائية واللغوية، حيث إن هذا قد يعطي الانطباع بعدم اهتمام مرسلها بالمستقبل، ولاسيما أن برامج فحص الأخطاء الإملائية واللغوية متوافرة في أغلب برامج ومواقع البريد الإلكتروني. أيضا يجب تجنب إرسال الملحقات التي لا علاقة لها بالموضوع أو ذات الحجم الزائد على الحد المتعارف عليه، لما في ذلك من تكلفة على المستقبل عند تحميلها.
كما أن أكثر المخالفات لقواعد اللباقة الملحوظة لدينا في البيئة العربية هو تحويل ما هب ودب من رسائل يظنها بعضهم مفيدة، وهي تحوي معلومات مغلوطة أو ليست ذات مصداقية. وعندما تسأل المرسل عن سبب التحويل، تكون إجابته بأنه ظن أن محتوى الرسالة جدي ومفيد أو للثقة بالمرسل لها.
أما بالنسبة للقسم الثاني، فيجب اختيار الموضوع بعناية، وأن يكون موائما لمحتواها، فلربما تم تناقل هذا البريد بين الطرفين لفترة طويلة، مع بقاء العنوان الأصلي للرسالة، مما يسبّب إزعاجا في حالة كون الموضوع لا علاقة له بمحتوى الرسالة. أيضا فعنوان الرسالة مهم في قرار مستقبلها لرغبته في قراءتها من عدمه. أما في حالة وضع عناوين البريد الإلكترونية لمستقبلي الرسالة فيجب اتخاذ الحيطة، حيث يجب اختيار مَن يتم وضعه في خانة TO ومَن يتم وضعه في خانة CC حيث أن الأولى مخصصة للمستقبلين الرئيسين، أما الثانية فهي لمَن وضعوا فقط للإحاطة. كما أنه في حالة إرسال رسالة إلى أشخاص كثر وقد لا يكون يجمعهم عمل معين، فمن المفضل وضع عناوين المستقبلين في خانة BCC لكيلا تظهر العناوين لدى المستقبلين، لتفادي كشف البريد الإلكتروني للجميع، وقد يُساء استخدامها ويتم إزعاجهم برسائل قد لا تكون في دائرة اهتمامهم.
هذه بالطبع هي بعض القواعد العامة، ولكن يوجد الكثير من القواعد الأخرى المهمة التي قد لا تقل أهمية عمّا ذُكر في هذا المقال، ولكني اختصرتها لضيق المساحة، ولكن بلا شك فإن إتباع هذه القواعد له أثر كبير في فاعلية الرسائل الإلكترونية وتأديتها الغرض المطلوب منها. إن هذه القواعد تنطبق بشكل أو بآخر على المنتديات وغرف المحادثة وحتى رسائل الجوّال. ولعل القرّاء الكرام، خصوصا على الإنترنت يقومون بإضافة ما يرونه ويقترحونه من قواعد للباقة يستفيد منها الآخرون.