4 صناديق لعلاج فوضى المكاتب وتوفير المال والجهد

إعادة تنظيم مكتبك ستؤدي إلى بث الحيوية والنشاط فيك وفي عملك، وإلى تحسين نتائج العمل ومستويات الأداء، ففوضى المكتب غالبا ما تكون مثبطة للهمة ومحبطة ومضيعة للوقت.

لا يستطيع الإنسان العمل بكامل طاقته إذا ما كان مكتبه يعج بالفوضى العارمة. يعبر مكان العمل عن شخصية صاحبه ويؤثر في آراء الناس فيه. تكلف فوضى المكتب صاحبها الكثير من المال والوقت والجهد واحتمال ضياع أوراق مهمة. يعتمد تنظيم الفوضى في المكتب على التخلص من كل الأشياء التي تشغل مكانا كبيرا دون فائدة.
إعادة تنظيم مكتبك ستؤدي إلى بث الحيوية والنشاط فيك وفي عملك، وإلى تحسين نتائج العمل ومستويات الأداء، ففوضى المكتب غالبا ما تكون مثبطة للهمة ومحبطة ومضيعة للوقت. فأنت تستقبل عملاءك وزملاءك ومديريك في مكتبك الذي يعكس صورة غالبا ما تكون صادقة عن شخصيتك وعادات العمل لديك. أفضل الأوقات لإعادة تنظيم المكتب تكون قبل أو بعد ساعات العمل الرسمية أو في عطلة نهاية الأسبوع.
يعد فقدان الأوراق المهمة من أسوأ المشكلات التي قد تنشأ عن قلة التنظيم والفوضى في مكان العمل. كما أثبتت الأبحاث أن فوضى المكاتب تقلل من فاعلية الموظفين في العمل بمقدار الثلث وهو ما يترجم إلى فقدان عشرات الآلاف من الدولارات في العام.
يلتمس الكثير من الموظفين أصحاب المكاتب الفوضوية العذر في عدم توافر الوقت الكافي للتنظيم، إلا أن التعامل مع تبعات هذه الفوضى يستغرق الكثير من الوقت أكثر مما يحتاج إليه التنظيم. كما يسهم مكان العمل النظيف المرتب في تقليل الضغوط وإراحة العين والنفس.
لا تقتصر عيوب ومساوئ فوضى المكاتب على ما سبق، وإنما تتجاوز إلى زيادة احتمالات وقوع حوادث في المكاتب الفوضوية كأن يتعثر الموظف في سلك كهربائي أو في صندوق أو يصطدم بأحد أدراج الملفات.
يحدد الكتاب نظاما عمليا لترتيب أكوام الملفات المتراكمة في أربعة صناديق، يحتوي الأول على الملفات المهملة التي لم تعد هناك حاجة إليها؛ والثانية للملفات التي تقع في دائرة اختصاص الآخرين ويجب إرسالها إليهم؛ والثالث الذي يجب اتخاذ قرار سريع فيها؛ والأخير الذي يترك جانبا قليلا لإعادة النظر فيه فيما بعد.
يذكر الكتاب بعض النصائح المفيدة لتحقيق النظام والتخلص من الفوضى في المكاتب:
* لتجنب تراكم الملفات وإشاعة الفوضى عليك إعادة الملفات التي تستخدمها إلى مكانها دائما.
* نظف مكتبك ونظم المواد والملفات التي ستحتاج إليها في اليوم التالي قبل مغادرة المكتب.
* أنشئ نظاما للملفات يساعدك على إيجاد ما تحتاج إليه دون إضاعة الوقت.
* لا تحتفظ بالأوراق أو الملفات الورقية التي لا تحتاج إليها طالما أن هناك نسخا منها على الكمبيوتر، وطالما أن الشركة لديها نظام جيد لحفظ الملفات المخزنة على الكمبيوتر وتوفير نسخ احتياطية منها.
* لأن الوقاية خير من العلاج يمكنك الترشيد في طباعة الأوراق، لأن الكثير منا يطبعون ملفات من على الكمبيوتر ثم يكتشفون أنهم لا يحتاجون إلى قراءتها كاملة.

Title: The Office Clutter Cure
Author: Don Aslett
Publisher: Adams Media Corporation
ISBN: 1593373325
August 2005
Pages: 208