"مقيم" تربط القطاع الخاص بمديرية الجوازات على مدار الساعة!

مضت عشرة أشهر على تدشين المديرية العامة للجوازات لخدمة "مقيم" بالتعاون مع شركة العلم لأمن المعلومات، هذه الخدمة التي تلقى إقبالا واسعا من مختلف الشركات والمؤسسات في القطاع الخاص، تشهد تزايد مستمر لأعداد المشتركين فيها مهما تشعبت نشاطات هؤلاء المشتركين ومهما كان حجم العمالة المقيمة التابعة لهم، ويتجلى ذلك أكثر في تنوع الشركات والمؤسسات التي تتعامل مع خدمة "مقيم"، سواء أكانت تجارية أم طبية أم تقنية أم حتى مالية، وانضمت أخيراً مجموعة من القطاعات الأهلية لهذه الخدمة تمثلت في عدد من المستشفيات وشركات التجارة والمقاولات المشتركة في هذه الخدمة الحيوية، علاوة على البنوك والشركات المختصة بقطاع الاتصالات والطاقة.

تلبي خدمة مقيم جميع الاحتياجات اليومية لدى جميع القطاعات في متابعة شؤون موظفيهم من المقيمين وإدارة معاملاتهم بدقة وسرعة، كل ذلك مع المحافظة على الخصوصية والأمان عند تداول البيانات.
أما المزايا التي توفرها خدمة "مقيم" فهي كثيرة، ومن أهمها: ميزة القوائم، وهي التي تمكن المشترك من الاطلاع على بيانات موظفيه بحسب معلومة معينة يشتركون فيها، مثل: قائمة الحاصلين على تأشيرة خروج ولم يسافروا، أو الذين سافروا ولم يعودوا، أو قائمة حاملي رخص القيادة وغير ذلك من الخدمات. كما أنها تقدم ميزة البحث والاستعلام عن كل موظف بشكل فردي يظهر جميع بيانات المقيم بواسطة رقم الإقامة.
ومما تتميز به "مقيم" أيضا خدمة الإشعارات المباشرة، وهي ميزة تقدم إفادة إلكترونية (تشبه رسالة البريد الإلكتروني) بأية عملية تحدث على بيانات أحد الموظفين، كتجديد الإقامة أو الرخصة أو استخراج تأشيرة أو إضافة تابع، وما إلى ذلك، وتتجلى الأهمية البالغة لهذه الخدمة في الإشعار بالبيانات الآنية، فمثلا عندما يحصل مقيم على تأشيرة خروج وعودة فإن خدمة مقيم سترسل إشعاراً يفيد بصدور التأشيرة، وعندما يغادر المقيم المملكة، فإن "مقيم" سترسل إشعاراً - في اللحظة نفسها – تفيد أن المقيم غادر المملكة الآن من المنفذ الحدودي، وكذلك عند العودة، فبمجرد دخول المقيم إلى المملكة، سيأتي الإشعار - في اللحظة نفسها - حول دخوله إلى المملكة الآن من المنفذ الحدودي، وهكذا. ومن ناحية أخرى فإن ميزة الإشعارات تقدم تنبيهات مفيدة جداً عند قرب انتهاء مدة الإقامة أو التأشيرة، وكذلك عند حصول مخالفة مرورية فور تسجيلها في الحاسب.

بعد التجربة!
وحول تجربتهم لهذه الخدمة كان هناك عدد من المنشآت التي عاشت تجربة الاتصال المباشر مع مديرية الجوازات وإدارة المرور عن طريق "مقيم"، حيث أفاد محسن الزهراني، مدير الموارد البشرية في شركة البابطين للطاقة والاتصالات، عن تجربته لخدمة "مقيم" قائلا: إن هذه الخدمة مفيدة، وأوجدت تلك الحلقة المفقودة بين كثير من المؤسسات والجهات الرسمية، وحلت هذه الخدمة كثيرا من المشاكل التي كنا نعانيها في متابعة ملفات المقيمين سابقا، أما الآن فإنني ومن خلال شاشة الكومبيوتر في مكتبي أطلع على كل ما يخص العمالة المقيمة التابعة للشركة، مستفيدا من آخر التحديثات التي تجري على بياناتهم، وكل ذلك طبقا للمصادر الرسمية المعتمدة والموثوقة، وأقصد بها إدارتي الجوازات والمرور. وتمنى الزهراني أن يتم إشهار خدمة مقيم وتعميمها بشكل أوسع وأكبر وخاصة على الدوائر الرسمية في المملكة، حتى يتم اعتماد "البرنت" الصادر عن هذه الخدمة بشكل قطعي في جميع الإدارات دون استثناء.
ويعلق محمد الجالس، مساعد مدير الموارد البشرية في شركة العليان للخدمات الغذائية- برجر كينج: لقد تعاملنا مع العديد من البرامج الخاصة بمتابعة شؤون الموظفين، لكن مقيم تميزت عن كل تلك البرامج بأنها حلت إشكالية التضارب الذي يحدث أحيانا بين المعلومات المدونة في سجلاتنا وتلك الموجودة على جهاز الحاسب في الجوازات، وهذا وحده حقق وفرا في المال والجهد، ومنحنا مساحة أكبر في عملية التنظيم والتحكم الإداري الضرورية لضمان حسن سير العمل في أية منشأة لديها موظفون مقيمون. وأقترح الجالس أن يتم ذكر اسم حامل الإقامة إلى جانب رقمها وتاريخ المعاملة، وذلك في الرسائل والإشعارات الواردة عبر خدمة مقيم؛ لأن ذلك يوفر على موظف الشؤون الإدارية كثيرا من الوقت والجهد بدل الاستعانة بالبحث الذاتي لمطابقة رقم الإقامة مع اسم حاملها، كما أن من غير المعقول أن يحفظ ذلك الموظف جميع أرقام الإقامات والأسماء التابعة لها، ليعلم فورا من هو المعني بتلك الرسالة أو الإشعار.

يطلبون المزيد
يقول ماجد الدوسري، المدير الإداري في شركة هاشم للتجارة والمقاولات: إن النقلة النوعية التي قدمتها خدمة مقيم في طريقة التعامل بين الشركات والجهات الرسمية من جوازات ومرور، يمكن أن تكتمل وتصبح أكثر فعالية مع إتاحة الفرصة لإتمام جميع المعاملات المتعلقة بالمقيم إلكترونيا، سواء كان ذلك من ناحية تجديد الإقامات أو الحصول على التأشيرات، وقد سمعنا أن شركة العلم المنفذة لهذه الخدمة تسعى لتحقيق هذا الهدف، وكل ما نرجوه ألا يستغرق ذلك وقتا طويلا.
ويعقب ياسر مدني، الإداري في شركة ألستوم لتركيب وصيانة معدات الطاقة بقوله: شخصيا أرى أن تحول معظم الإجراءات إلى النمط الإلكتروني أمر متاح وممكن بدرجة كبيرة، فاليوم هناك الكثير من الأمور التي يستطيع الناس إنجازها عبر شبكة الإنترنت ومنها على سبيل المثال شراء الأسهم والاكتتاب، فلا أظن أن الأمر الذي نطمح إليه بعيد المنال. وانتشار خدمة "مقيم" وغيرها من الخدمات المشابهة يسهم في الانتقال نحو الحكومة الإلكترونية وترسيخها.
ويرى محمد العتيبي، مدير شؤون الموظفين في مؤسسة أسعد سعيد، أن زيادة الاعتماد على الجوانب التقنية الحديثة في إنجاز المعاملات وإنهائها مؤشر واضح على زيادة التقدم الحضاري ومواكبة متطلبات العصر وأهمها السرعة والدقة. وننظر إلى خدمة مقيم في المؤسسة باعتبارها خطوة جريئة وصحيحة نحو تطبيق الحكومة الإلكترونية، ومن هذه النقطة بالذات أطالب بزيادة تفعيل هذه الخدمة الحيوية.
ويوسع محمد الجالس، رؤيته للموضوع رابطا بين الجزء والكل، فيقول: يجب علينا أن نستوعب وننشر الثقافة الإلكترونية في مختلف الأوساط، والحكومة الإلكترونية هي جزء مهم من هذه الثقافة، فنحن اليوم في سباق لا يحتمل التأخير، فإن لم يلتحق الشخص أو الشركة بهذا السباق، فإنه سيجد نفسه بعد فترة قصيرة جدا متخلفا عن الآخرين، وسيجد أن في عمله فجوة لا يمكن سدها بسهولة.

سرعة ودقة وتوفير
لا شك أن خدمة مقيم موجهة بالأساس لتسهيل إجراءات المقيمين المختلفة وتسريع وتيرة إنجاز معاملاتهم في الجوازات والمرور، والخدمة بهذا المعنى تشمل شريحة معينة من الناس، لكنها من منظور أشمل خدمة تعم بمنافعها معظم القطاعات والشرائح، في عالم يرتبط فيه كل شيء بالآخر ويؤثر فيه بشكل مباشر أو غير مباشر.
ويوضح نبيل عبدون، الإداري في شركة أبناء السيد، هذه النقطة إن الاطلاع المستمر على بيانات المقيمين العاملين لدى الشركة بشكل مباشر، وعبر المصدر الرسمي لتلك البيانات، يعطينا ويعطي الطرف الحكومي فرصة للتفاعل في تصحيح بعض المعلومات التي قد تكون دونت بالخطأ سواء كان ذلك متعلقا بالأسماء أو الأرقام وهذا ما يجعلنا متكاتفين ومتكافلين في تحقيق أعلى قدر من الدقة في البيانات.
ويعلق رجب عبد الواحد، المدير المالي في مستشفى المبارك، إن من أكبر الخدمات التي توفرها مقيم بحسب رأيي أنها تفتح بابا للتعاون الوثيق بين الجهات المختلفة على تدارك أي نقص أو خلل قد نقع فيه جميعا نتيجة القصور البشري.
ويؤكد محسن الزهراني، أن هذه الخدمة مرتبطة وفق قناعته بما تقدمه من مزايا فريدة تتيح لأية شركة أن تبقى في مأمن من المشاكل التي قد تحصل خاصة عندما يكون عدد العمالة المقيمة لديها كبيرا، ولكن ذلك لا ينفي أن المنشآت الصغيرة والمتوسطة بحاجة كذلك إلى خدمة مقيم، فحالة هروب أو تزوير أو ما شابهه لا تجري متابعتها آنيا فقد تكلف جهة العمل الكثير، وخدمة مقيم في اعتقاده كفيلة بإزاحة هذا العناء عمن يستخدمها.
ويتابع الزهراني هناك شركات ومؤسسات لديها الكثير من الفروع داخل المملكة، وهذه بحاجة أكبر لخدمة مثل مقيم، تمكنها من التعامل الدقيق مع بيانات كافة مكفوليها حيثما وجدوا، حتى ولو كانوا بعيدين عن نظر المدير الإداري العام.
ومن جهة أخرى يرى ماجد الدوسري أن درجة الأمان والموثوقية المتوفرة في خدمة مقيم هي أحد الأسباب التي تجعل منها خدمة حيوية لأية جهة مهما كان نشاطها أو عدد منسوبيها، فالعبرة هنا ليست بقلة أو كثرة العاملين المقيمين لدى هذه الشركة أو تلك، بل إن العبرة في القدرة العالية على الضبط الذي تستطيع ممارسته كمدير إداري في هذا المجال، والذي تقوم به استنادا إلى المعلومة الرسمية دون غيرها، وكل مدير يعلم مدى حساسية وأهمية المعلومة في اتخاذ القرار الصائب والمناسب في الوقت المناسب، مما يجنبه الكثير من المفاجآت غير السارة التي قد تصادفه أثناء العمل.

قبل مقيم.. بعد مقيم!
ويعلق مدني، على مدى تناسب رسوم الخدمة مع ما تؤديه من مهام وما تقدمه من فوائد قائلا: الخدمة لا تقدر بثمن من ناحية توفير الطاقات والجهود، لكن أي عميل لأية خدمة يطمح على الدوام لتقليل الرسوم وزيادة المزايا وهذا شيء مشترك عند الناس ولا يمكن إنكاره.
أما رجب عبد الواحد، فيرى أن تحقيق الوعود المطروحة بشأن تطوير خدمة مقيم وتفعيلها سيصعب أكثر من قرار الاستغناء عنها، ولاسيما بعد أن تأخذ هذه الخدمة مداها، لتصبح مكونا بديهيا من مكونات إدارة شؤون الموظفين. مضيفا أن المقابل المالي لقاء خدمة مقيم لا يمكن أن يشكل عائقا ما دامت الخدمة تؤدي جميع وظائفها على أكمل وجه، وما دامت في ارتقاء وتطور متنام ومستمر.

المعقبون مرتاحون
كلما تقدم العمل على طريق الأتمتة زاد اليقين بأن الإنسان عنصر مهم في أي نشاط ولا يمكن الاستغناء عن خدماته نهائيا، والمعقبون من وجهة نظر المديرين الإداريين هم أحد المستفيدين من خدمة مقيم، حسبما يقول محمد العتيبي، فلا يمكن لأي شيء أن يلغي دور أو وظيفة إنسان في الحياة، لكنه قد يعدَل في طبيعتها، وهذا ما فعلته خدمة مقيم بشكل إيجابي حيث سهلت مهمة المعقبين وأمنت لهم الراحة من عناء المراجعات المتعددة التي قد يحتاجون إليها لإتمام معاملة واحدة، في حين أن "مقيم" أتاحت للمعقبين إنجاز معاملات متعددة من خلال مراجعة واحدة!
ويتفق نبيل عبدون، مع رأي العتيبي قائلا: إن المعقبين عموما باتوا أكثر ارتياحا لقضية أتمتة العمل، لأنهم يعلمون أن خدمة مقيم وما ماثلها من خدمات هي عون لهم على تأدية وظيفتهم بالشكل اللائق والمطلوب، وبيسر بعيد عن التعقيد والمعقب كغيره من البشر يبحث دائما عما يؤمن له سرعة الإنجاز مع راحة البال وبأقل قدر من الخطأ والجهد.