التخطيط المهني .. إعادة اجتماعات العمل إلى طريقها الصحيح!

في الاجتماع يلتقي شخصان أو أكثر معا لإجراء مناقشات حول موضوع أو موضوعات محددة سلفا للتوصل إلى نتائج معينة وغالبا ما يتسم الاجتماع بالصفة الرسمية. بالإضافة إلى الالتقاء المادي بين المجتمعين وجها لوجه، تسمح خطوط وأجهزة الاتصال بإجراء مناقشات بين أشخاص في مواقع مختلفة، مثلما يحدث في الاجتماعات التي تتم عبر خطوط الهاتف أو عبر الإنترنت أو مؤتمرات الفيديو.
تعد الاجتماعات وسيلة مهمة للاتصال البشري في المؤسسات، حيث إنها غالبا ما تكون مكونا أساسيا لجدول العمل اليومي في الشركات، إلا أن العديد من العاملين في الشركات ينظرون إليها على أنها إجراءات روتينية وغالبا ما ينسونها.
يمكن أن تكون الاجتماعات مضيعة للموارد الثمينة وأهمها وقت العمل ما لم تلق عناية في التخطيط والتنفيذ. ونظرا لأهمية الاجتماعات في سير العمل في الشركات ظهرت أخيرا مهنة جديدة يتخصص من يمتهنها في التخطيط المهني للاجتماعات.
ينظر البعض لاجتماعات العمل على أنها شر لا بد منه، بينما يعتبرها آخرون مكونا أساسيا لإدارة أي مؤسسة. ينضم مؤلف الكتاب باتريك لينسيوني إلى الفريق الثاني في رأيه، إلا أنه يؤكد أيضا أن اجتماعات العمل غالبا ما لا تحقق الغرض منها. يقدم الكتاب نصائح عملية حول كيفية بث الحيوية في الشركة من خلال إعادة اجتماعات العمل إلى طريقها الصحيح.
تأتي الرسالة التي يريد الكاتب تقديمها للقراء واضحة مبينة، وتتلخص في أن اجتماعات الشركة لا بد أن تكون تفاعلية غير سلبية، ويجب أن تتم هيكلتها، فمثلا القضايا ذات الأهمية العاجلة يجب مناقشتها في الاجتماعات الأسبوعية لوضع خطط العمل. أما القضايا التي ستؤثر جذريا في نشاط الشركة فتناقش في الاجتماعات الشهرية لتحديد استراتيجية العمل.
يستخدم الكاتب حكاية صغيرة يوضح بها ما ينص به بخصوص الاستفادة الكاملة من الوقت الذي تستغرقه الاجتماعات، حيث يصف الكتاب الاجتماعات بأنها تشبه الأفلام في احتياجها لوجود عنصر الصراع الذي يأتي بعده الحل من أجل استمرار اهتمام الناس. كما تتطلب الاجتماعات الجدية في السعي لتحقيق الهدف والإعداد الجيد والتركيز المستمر على الأهداف المحددة.
تركز معظم المواد التدريبية المخصصة لشرح كيفية إقامة اجتماعات فعالة على مجموعة من القواعد أهمها:
* أهمية تحديد الهدف من الاجتماع بوضوح.
* وضع جدول أعمال محدد للاجتماع.
* التحضير المسبق للاجتماع يساعد على منع وقوع المفاجآت غير السارة.
* تحديد أساسيات عملية إدارة المناقشة.
* الاستغلال الجيد لوقت الاجتماع.
* تحديد من يقوم بأدوار التخطيط والنقاش واتخاذ القرار في الاجتماع.
أهمية التواصل بين الحاضرين قبل الاجتماع وبعده.

Title: Death by Meeting: A Leadership Fable...About Solving the Most Painful Problem in Business
Author: Patrick M. Lencioni
Publisher: Jossey-Bass
ISBN: 0787968056
March 2004
Pages: 272