التعاون مع المقاول والوصول إلى صيغة تكاملية

اتصل بي خلال الفترة الأخيرة أحد أصدقائي المقربين، حيث كان يبدي خيبة أمله من نوعية تكنولوجيا المعلومات التي يحصل عليها من الجهة المزودة لذلك. ويعمل هذا الصديق في الوقت الراهن في مرحلة ما قبل الإطلاق لمشروع يتعلق بخدمات التجارة الإلكترونية. وكان يشكو بشدة من انعدام التقدم لدى الجهة التي تزوده بالمعلومات. والحقيقة هي أن هذا الصديق كان على وشك إنهاء هذه العلاقة، وتكليف جهة جديدة تماماً بهذا الأمر. وبينما تختلف المشاكل التي يواجهها مؤسسو المشاريع مع مقدمي تكنولوجيا المعلومات، فإن هنالك أموراً كثيرة متشابهة.
ولعل أبرز تلك المشاكل هي أن مقدمي تكنولوجيا المعلومات يعتبرون أنفسهم مقاولين، وليسوا متعاونين كاملين مع المشروع. وينطبق ذلك سواء كانوا يتعاملون مع شركات مبتدئة، أو مشاريع راسخة وقائمة بالفعل.
ويفكر المتعاونون بمسألة امتلاكهم لعملهم، وأما المقاولون فإنهم يريدون مجرد إكمال العمل. ولا تتعلق هذه المشكلة بالمشاريع الصغيرة، ولكن حين يتعلق الأمر بقوة بمستقبل المشروع، ويكون جزءا متكاملاً معه، فإن عقلية المقاول لن تنفع، حيث إن المشاريع الكبرى تتطلب الالتزام.
إن إثارة الالتزام لدى أي موظف تعتبر تحدياً. وأما الإيحاء بالالتزام في نفوس أناس لا يعملون لديك، فإن صعوباته مضاعفة. وإليك بعض الاقتراحات لكي تستطيع التعامل مع المعادلة البشرية في سلسلة التزويد الخاصة بك:
- وفّر فرصة المشاركة للآخرين، حيث إن الحوار يرسي أساسات تكوين الثقة. وعليك أن تبين بوضوح أهمية المشروع المتعاقد عليه للجهات المزودة لحاجاته المتعددة.
وتحدث عمّا تود أن تنجزه، وحاول الحصول على مساهمتهم بكيفية إنجاز ذلك الأمر بصورة كفؤة، واسألهم كيف يمكن لشركتك أن تكون زبوناً جيداً لهم.
تواصل من أجل المعرفة، حيث عليك أن تقيم اتصالات منتظمة مع الجهات التي تزودك. وعليك أن تتابع ما يردك على البريد الإلكتروني دوماً، كما أن عليك الاتصال الهاتفي، مرة واحدة على الأقل في كل أسبوع. واجعل المقابلات المباشرة عادة عملية لديك، واحصل على الدوام، على ثقة مزوديك، حيث يمكنهم إعطاؤك تقييما نزيها لعملهم. وعليك أن تؤكد أنك لن تتسامح إزاء حجبهم للأنباء السيئة.
عليك التأكيد على جانب المساءلة، حيث من المفيد أن تلزم الأطراف الأخرى بالتقيد بالمواعيد المحددة مسبقاً. وعليك أن تربط دفعات التسديد بإنجاز المراحل المهمة من المشروع، حيث أن المدير الحكيم يدفع حين يتم إنجاز العمل في موعده، ويتعاون مع جهة التزويد لتحديد مواعيد إنجاز ودفع ملائمة. وتذكر دوماً أن الاتصالات المفتوحة تساعد على استدامة تقدم المشروع.
إن العمل بتعاون مع جهات التزويد أصبح ذا أهمية أعلى في ظل هذا التراجع الاقتصادي الذي نشهده، حيث أن الانتباه إلى الجانب البشري في سلاسل التزويد أمر بالغ الحيوية.
ولن يؤدي إهمال ذلك إلا إلى تأخير مواعيد التسليم، وتضخيم الميزانيات، وتفويت الفرص.