مدير المنشأة أو PMO قبل مدير المشروع

كتبت في الأسبوع الماضي أن المنشآت التي تنفذ وتنتهي تبقى فترة من دون تشغيل انتظارا للكوادر التي تشغل هذه المنشأة من الناحية الفنية، واقترحت طرح عقد لتدريب الكوادر الوطنية - هندسية وفنية - حال طرح المشروع أو بعد البدء به، وذكر بعض القراء في الموقع أن بعض العقود تتضمن مثل ذلك الأمر، لكن عقود الأشغال العامة، التي بين أيدينا اليوم والتي تنفذ في كل المشروعات الحكومية، لا تتضمن ذلك ألبتة.
واليوم أذكر طريقة يتم تطبيقها في القطاع الخاص، خصوصا بعض البنوك، حيث إنهم حال التخطيط لإنشاء فرع يتم تعيين مدير الفرع قبل تعيين مدير المشروع، وذلك قبل الشروع في الإنشاء لهذا الفرع، بغية أن يتم إعداد كل المتطلبات والوظائف والأثاث وغير ذلك من المتطلبات الفنية والإدارية للتشغيل الفوري لهذا الفرع حال انتهاء تنفيذه.
إن مثل هذه المبادرات التي تصب في المصلحة العامة وتحفظ كثيرا من الموارد التي تهدر على شكل إيجارات إذا كان التشغيل يتطلب النقل من مكان إلى المكان الجديد، وأما إذا كانت المنشأة جديدة فإن مثل هذه الفكرة مطلب ملح للغاية، حيث إن التشغيل يتطلب التوظيف لجميع الوظائف في الإدارات كافة، وهي عملية تتطلب جهدا كبيرا، فلا بد أن تعمم في كثير من المنشآت التي تظل بعد الإنشاء والاستلام خالية دون أن يتم تشغيلها بشكل كامل كنتيجة طبيعية لأعمال كان مفترضا أن تتم بالتوازي مع الإنشاء.
لذلك فإن مثل هذا الاقتراح يمكن له أن يمسك بخيوط كل المستفيدين من المشروع ويبدأ بصياغة العقود كافة التي تتضمن بشكل محدد أن يتم تشغيل هذه المنشأة والاستفادة منها حال انتهاء عقد الإنشاء.
أما الطريقة الحديثة في مثل هذه المشروعات الجديدة، التي يتم البدء بإنشائها وتشغيلها، فإن ذلك يتم من خلال عمل مكتب إدارة المشروع PMO، وذلك قبل البدء بإنشاء المشروع لتتم كتابة وثيقة المشروع والتخطيط المتقن لكل العمليات، التي هي معروفة للمتخصصين في مثل هذا المجال، وهي تتطلب أن يدار مثل هذا العقد بطريقة احترافية للاستفادة من نتائجه فور الانتهاء من تنفيذه.
وفي العام الفائت أقامت شعبة إدارة المشاريع في الهيئة السعودية للمهندسين مؤتمر إدارة المشاريع وركزت على أهمية هذا المجال في مشروعات الدولة وبناء PMO في القطاعات كافة، إذ إنها اليوم تخلو في معظمها من إدارة المشروعات في مفهومها الحديث، إذ إن الموجود هو إدارة إشراف وتنفيذ.
واستعرضت في المؤتمر أمثلة لبعض المنهجيات وأفضل الممارسات كمنهجية إدارة المشاريع ضمن بيئة محكومة (الحكومة البريطانية) لإدارة المشاريع وتكتيكات ومهارات إدارة المشاريع (معهد إدارة المشاريع الأمريكي).
إن العمل على نقل الطرق المثلى في الاستفادة من المشروع يشكل المفهوم المثالي لإدارة المشروع، حيث إن إدارة المشروع هي التنفيذ الأمثل للخطط الاستراتيجية للدولة.