الإجازات وسير العمل بسلاسة

مع اقتراب موسم الإجازة الرسمية، يخطط كثيرون بفارغ الصبر لإجازاتهم، متطلعين إلى فترة راحة مستحقة من العمل قد تطول لأيام أو لأسابيع بالتوافق مع الإجازة الرسمية. لكن، إلى أي حد لا تؤثر هذه الإجازات سلبا في استحقاقات المنظمات التي نعمل فيها؟ وإلى أي حد لا تؤثر سلبا في الموظف وتسلبه أحد أبسط وأهم حقوقه؟ يتعين النظر في الاعتبارات الأخلاقية المرتبطة بمسألة الإجازة ودور كل من الموظف والمدير تجاهها. ومع الموظف والمدير، تسهم كل من المنظومة واللوائح الداخلية وكفاءة الإجراءات في نجاح الإجازة في أداء دورها المهم، وفي حالات أخرى، تتحول الأخطاء الشائعة المرتبطة بالإجازات إلى ممارسات سلبية مكررة تفقدها قيمتها.
تؤخذ الراحة من العمل للحفاظ على التوازن الصحي بين العمل والحياة. لكن يجب على الموظفين النظر في مسؤولياتهم الأخلاقية قبل الشروع في التخطيط وتنفيذ الإجازة. أول هذه المسؤوليات هو التواصل السليم. يعد التواصل المفتوح والواضح أمرا بالغ الأهمية. يجب على الموظف إبلاغ مديريه في وقت مبكر عن خططه المقررة للإجازة - خصوصا لو كانت غير اعتيادية أو توافق مشروعا ضخما أو مهما - ما يتيح وقتا كافيا للجميع لاتخاذ الترتيبات اللازمة. ثانيا: تسليم المهام. من البديهي القول إن الموظف مسؤول عن التأكد من تفويض المهام والمشاريع المعلقة أو استكمالها قبل مغادرته. تظهر هذه الممارسة احتراما لوقت زملائهم وتمنع تراكم العمل الذي يؤثر سلبا في الإنتاجية، وربما تتسبب في مشكلات تنسيقية أو عدم رضا للعملاء أو خلافه. الثالث، استعداد الموظف للانفصال عن العمل - حتى يتحقق مغزى الإجازة - مع التفاهم الجيد مع زملائه ومديره حول الحالات التي ينبغي أن يتجاوب فيها. وألا يترك هذا الأمر للعشوائية حتى لا يساء استخدامه أو تفسيره.
من جانب آخر، تلعب الإدارة دورا حاسما في تعزيز بيئة العمل الصحية ودعم الموظفين خلال فترات الإجازات. فيما يلي بعض المسؤوليات الأخلاقية التي يجب على الإدارة أخذها في الحسبان (والإدارة هنا متمثلة في المدير، ثم الإجراء، ثم إدارة الموارد البشرية كجهة مختصة ومسؤولة عن سلوك المديرين في هذه الحالات). أولا، التشجيع على الاستفادة من الإجازة بالراحة والترفيه كما يجب. يجب على المديرين تشجيع الثقافة التي تعترف بأهمية العطلات وتشجع الموظفين على استغلال أيام الإجازة المستحقة. ويشمل ذلك الامتناع عن تصوير الموظف المجاز بصورة سلبية، أو تثبيطهم من استخدام أيام العطل المستحقة لهم، والتأكيد بأن الإجازة هي وقت خاص، أحد أهدافه إعادة الشحن والتحفيز وخلافه. ثانيا، التخطيط الجيد للإجازات على مستوى الفريق. يجب على المدير أن يخطط مسبقا لضمان توزيع الأعباء بالتساوي بين أعضاء الفريق خلال فترات الإجازة. يساعد التخطيط الكافي على تقليل التعطل ومنع الأعباء الزائدة ويسمح بسير العمل بسلاسة داخل الفريق. لكن ماذا يحصل على أرض الواقع؟ في العادة وعلى الرغم من حسن النوايا، تحدث الأخطاء خلال الإجازات وتتحول مع الأسف بمرور الوقت لتصبح من الثقافة المقبولة في مكان العمل، وهذه ظاهرة خطيرة تتحملها الإدارة وتتحمل مسؤولية معالجتها.
أول هذه الأخطاء هو ضعف التواصل. يمكن أن يؤدي التواصل غير الكافي إلى حدوث سوء فهم وتأخير في أداء المهام. يجب على الموظفين إقامة خطوط اتصال فعالة مع زملائهم، وتزويدهم بمعلومات الاتصال، وعن توقعات الغير المرتبطة بادوارهم المعطلة مؤقتا سواء كانوا عملاء أو إدارات داخلية. من الأخطاء السائدة عدم التركيز على الاهتمام الذاتي من قبل الموظف. قد يشعر الموظف بالضغط بشكل مفرط قبل إجازته وبعدها، لتعويض غيابه، وبالتالي يتحول تركيزه إلى قائمة المهام المعلقة بدلا من ذاته وحالته الخاصة التي تتطلب التجديد أثناء الإجازة. يجب تشجيع الالتزام بالتوازن الصحي بين العمل والحياة وتجنب الأفكار السلبية المتعلقة وتمكين الموظف من تجاوز مطب "عقوبة العطلة" لمنع الإرهاق النفسي. وأخيرا، ضعف التوثيق سواء بالطرق الحديثة أو التقليدية يعد أحد أهم تحديات تحقيق الإجازة هدفها. كل المعلومات في "مخ" فلان من الناس، أو في "إيميله" الشخصي! يضمن التوثيق الجيد أن يتمكن الآخرون من الانتقال بسهولة بين المهام خلال غيابهم، ما يقلل من التعطيلات ويسهل سير العمل بسلاسة.