النظام الآلي الجديد يعالج ملف المكلف في كافة مراحله.. و1500 سجلت بياناتهم

أكد ناصر الذيبان مدير عام إدارة كبار المكلفين في مصلحة الزكاة والدخل، أن النظام الآلي الجديد المطبق في إدارة كبار المكلفين يعالج كافة المراحل التي يمر بها ملف المكلف بدءاً من التسجيل حتى إنهاء وضعه الزكوي والضريبي، مشيرا إلى أن عدد المكلفين الذين تم إدخال بياناتهم بلغ حتى الآن 1500 مكلف.
وشرح الذيبان أوجه التحسن في العمل في إدارة كبار المكلفين نتيجة تطبيق النظام الآلي، والتي منها: تسجيل الأشخاص (الطبيعيين والاعتباريين) ضمن مكلفي الزكاة والضريبة يتم بشكل آلي ومنحهم الأرقام المالية والمميزة، تسلم دفعات السداد للزكاة والضريبة بشكل آلي بواسطة (نظام سداد) حيث يتم إدخالها في الحسابات المختصة آلياً وفي وقت وجيز.
وقال: "بشكل عام فإن من أوجه التحسن أيضاً اختصار الوقت والجهد الذي يصاحب سير المعاملات والقضاء على الإجراءات الروتينية وكذلك إمكانية الحصول على التقارير المختلفة وعلى مستوى عال من الدقة، والإدارة تتطلع إلى المراحل المتقدمة من تطبيق البرامج بإذن الله عندما يتمكن المكلفون من إدخال إقراراتهم وتعاملاتهم مع المصلحة آلياً ومن مكاتبهم دون الحاجة إلى مراجعة المصلحة إلا في الحالات التي تتطلب ذلك".
فإلى نص الحوار:

إدارة كبار المكلفين أول إدارة في المصلحة تطبق النظام الآلي الشامل، فما وجهة نظركم في هذه التجربة؟

أنشئت إدارة كبار المكلفين بالقرار الإداري رقم 387/6 وتاريخ 30/2/1420هـ المبنى على القرار الوزاري رقم 3/32 وتاريخ 5/1/1420هـ بشأن اعتماد الهيكل التنظيمي لمصلحة الزكاة والدخل، وتعد هذه الإدارة والنظام الآلي الشامل من ثمرات مشروع التطوير والتحديث الذي اضطلعت به المصلحة وبدعم كامل من وزير المالية وتحت إشرافه المباشر وبمتابعة المدير العام، وشمل التحديث والتطوير جميع الجوانب المتعلقة بالعمل في المصلحة زكوياً وضريبياً وإعادة هيكلة ووظائف وموارد بشرية وتحسين بيئة العمل.
تختص إدارة كبار المكلفين بمحاسبة الفئات التالية من المكلفين: أولاً الأنشطة الخاصة ذات الأهمية الاقتصادية وهي: شركات الزيت، البنوك، الشركات المساهمة، وشركات التأمين، شركات الطيران والنقل الجوي، فروع الشركات الأجنبية الدولية، الشركات القابضة وشركائها التابعة.
ثانيا: حقوق الملكية: كل من يبلغ حجم حقوق الملكية لديه 100 مليون ريال فأكثر. أما ثالثا: إجمالي الإيرادات، كل من يصل إجمالي إيراداته السنوية إلى 100 مليون ريال فأكثر.
ومما لا شك فيه أن ميكنة العمل في المصلحة هي إحدى المعطيات الأساسية لنجاح أعمالها في الوقت الحاضر، وهو التوجه العام للحكومة، والمصلحة من الجهات الأولي التي أولت هذا المجال اهتمامها ونفذته. ويعد النظام الآلي الشامل منظومة متكاملة مع الأنظمة الأخرى التي تكون مع بعضها البوابة الإلكترونية الحكومية (الحكومة الإلكترونية)، (يسر وسداد.. إلخ ).
أما فيما يختص بتجربة تطبيق النظام الآلي الشامل في إدارة كبار المكلفين فإنه بدعم وتوجيهات مدير عام المصلحة فقد بدأ التطبيق الفعلي اعتبارا من 1/1/2007، وقد مر بمراحل متعددة بدأت بتحديث بيانات المكلفين، ثم إدخالها في النظام (تسجيلهم ومنحهم الأرقام المالية والمميزة) وتسلم الإقرارات الزكوية والضريبية ونماذج الاستقطاع الضربي الشهرية والسنوية، وذلك بعد تاريخ القطع المعتمد في الإدارة وهو 1/1/2008. هذا فيما يخص العام المالي 2007م، أما الأعوام السابقة فيتم تحديث حسابات المكلفين عن طريق (وظيفة محاسبة المكلفين) بأرصدتهم النهائية الدائنة أو المدينة ومن ثم البناء عليها للأعوام اللاحقة.

كما تعلمون يتألف النظام الآلي الشامل من عدة أجزاء رئيسة تتكامل فيما بينها ويظهر أثر هذا التكامل في مزايا التطبيق، ما الأجزاء التي تم تطبيقها من النظام ؟

كما أوضحنا سابقاً فإن النظام الآلي يعالج كافة المراحل التي يمر بها ملف المكلف بدءاً من التسجيل حتى إنهاء وضعه الزكوي والضريبي أمام المصلحة عن الفترة المالية من خلال وظائفه الأساسية System Integrated ومنها وظيفة التسجيل، الإقرارات، محاسبة المكلفين، محاسبة الإيرادات، التطبيق الإلزامي، الفحص، ملاحظات المكلفين، الاعتراض والاستئناف، ووظيفة الأرشيف.
والوظائف المشار إليها جاهزة للتطبيق والتشغيل (حسب تقارير إدارة مشروع النظام الآلي)، وقد عملت الإدارة على أجزاء منها ولا يخفى أن أي نظام من هذا النوع (ليس في المصلحة فحسب) لا بد له من فترة تطبيق تجريبي على حسابات المكلفين الآلية، وترقب النتائج لمعرفة مدى صحة وسلامة المعالجة الآلية ومقارنتها بالخطة والنتائج اليدوية المعمول بها في السابق، وذلك من خلال التقارير المستخرجة من النظام للوصول إلى أفضل النتائج عند اكتمال أجزاء النظام وبالتالي فالإدارة تعمل على النظام من خلال عدة بيئات منها الأساسي ومنها التجريبي، وإلى الآن تعد النتائج والملاحظات في حدود المتوقع، وتعمل الإدارة وإدارة مشروع النظام الآلي بشكل تكاملي وجاد للوصول إلى التشغيل الكلي وإنهاء العينة الأولى لتطبيقه.

ما وجهة نظركم في الخطط التدريبية التي تم تطبيقها لتدريب موظفي إدارتكم على النظام الآلي الشامل، وما رأيكم في مدى استعدادهم للتطبيق؟

تتكون إدارة كبار المكلفين من أربع إدارات وهي: إدارة المراجعة، إدارة الفحص والربط، إدارة التحصيل، وإدارة خدمات المكلفين.
وكل إدارة من هذه الإدارات تتولى تشغيل وظيفة أو أكثر من وظائف النظام الآلي، وتم تزويد إدارة مشروع النظام الآلي بالمهام التي تتولاها كل إدارة من تلك الإدارات وعقدت دورات تدريبية لكل وظيفة على حدة مع تزويد المتدربين بدليل الاستخدام، أما عن مدى استعداد الزملاء موظفي الإدارة للتطبيق فأعتقد أن الجميع في المصلحة لديه الاستعداد والرغبة الأكيدة في تطبيق هذا النظام والاستفادة مما يوفره من تطبيقات تنعكس على مستوى الأداء ونوعية العمل في المصلحة وتعطي الفرصة للموظفين في المصلحة للاستفادة من الوقت في المجال الفني في العمل (الفحص والربط والمراجعة.. إلخ) مما ينعكس على رفع مستوى الموظف نفسه وفاعلية التطبيق ومستوى الخدمات المقدمة للمكلفين بما يسهل أعمالهم ويتابع تطورهم خطوة بخطوة.

تعلمون أن تطبيق أي نظام آلي شامل يرافقه تعديل إجراءات العمل (التي كانت مطبقة قبله) بحيث تصبح متكاملة مع النظام الجديد (إجراءات تكميلية)، فهل لكم أن تبينوا ما تم في هذا المجال؟

لقد تم قبل البدء في اختيار النظام الآلي تحديد متطلبات العمل في المصلحة من جميع النواحي النظامية (زكوياً وضريبياً) والفنية (محاسبياً وطرق احتساب الوعاء سواءً كان زكاة أو ضريبة) والمالية والإدارية، ثم تلا عملية الاختيار التحليل والتهيئة والفحص والتطبيق التجريبي ثم التطبيق الفعلي، وكنتيجة طبيعية لهذه المراحل فقد تم تعديل عديد من مسارات المعاملات مثل تسلم الإقرارات مباشرة وإدخالها في النظام وتسلم الدفعات آلياً وتحديد الحالات التي تخضع للفحص آلياً حسب المعايير التي تحددها الجهة المختصة في المصلحة ثم متابعة الأعمال التي يؤديها المختصون آلياً وكذلك استخراج التقارير المختلفة، وبالفعل فقد ألغى النظام الآلي كغيره من الأنظمة كثيراً من الإجراءات الروتينية التي كانت مصاحبة للعمل اليدوي، والعمل جار الآن في المصلحة على استكمال الإجراءات التكميلية لتحديد انسياب العمل وخطواته المتعاقبة.

كما تعلمون فإن مخرجات أي نظام آلي تعتمد على مدخلاته نأمل إلقاء الضوء على ما تم في مجال إدخال بيانات كبار المكلفين وعدد المكلفين الذين تم إدخال بياناتهم بالكامل؟

حقيقة فإن مخرجات النظام الآلي تعتمد على مدخلاته وبناء عليه فإن ما يكون مخرجاً لوظيفة يكون مدخلاً لوظيفة أخرى، فمثلاً عند التأخير في تقديم المكلف إقراره الضريبي عن المهلة النظامية المسموح بها يكون مخرجاً لوظيفة الإقرارات ومدخلاً لوظيفة محاسبة المكلفين لغرض تطبيق الغرامات التي أوجبها النظام الضريبي، أما المصدر الأساسي في تغذية النظام بالبيانات فهو قاعدة البيانات الخاصة بالمكلفين المبنية على البيانات المقدمة منهم وهذه مرحلة لا حقة لم تكتمل حلقاتها لتعطي نتائجها المرجوة نظراً لحداثة تطبيق النظام حيث ستظهر النتائج عند تراكم المعلومات التاريخية عن المكلف، أما المكلفون الذين تم إدخال بياناتهم فيما يختص ببيانات التسجيل في النظام فقد بلغ عددهم حتى الآن نحو 1500 مكلف.

ما العوائق التي تتوقعون ظهورها خلال مرحلة التطبيق؟

إن تطبيق أي نظام آلي يصاحبه بعض العوائق التي تؤثر في الإسراع في تشغيل كافة وظائفه، ومنها على سبيل المثال عدم إلمام المستفيدين (العاملين) منه بكافة وظائفه من مدخلات ومعالجات ومخرجات مرحلية وتقارير إما لحداثة عهدهم به وإما لمحدودية اطلاعهم على وظائفه حيث يتكون النظام من ثلاثة مستويات للاطلاع (منخفض، متوسط، وعال) وهذا يشكل في البداية عائقا لمستخدمي المستوى المنخفض ويزول مع تقدم العمل، إلا أنه فيما يختص بمرحلة تطبيق النظام الآلي الشامل في هذه الإدارة فنود عدم التسليم بوجود أي عوائق تكون لها آثار سلبية على قناعات المستخدمين (الموظفين) في جودة وكفاءة النظام وأن يكون هناك التنسيق الكامل مع إدارة المشروع في تذليل أي عائق أو صعوبات تعترض التطبيق وتؤثر في مدى الاستفادة من هذا النظام إذا أخذنا في الاعتبار الحماس المتوافر لدى الإدارة ومنسوبيها للتطبيق والاستفادة من التطبيقات المتعددة التي يتضمنها النظام.

هل لكم أن تشرحوا أوجه التحسن في العمل في إدارة كبار المكلفين نتيجة التطبيق؟

إن أوجه التحسن نتيجة تطبيق النظام الآلي الشامل في إدارة كبار المكلفين تلمسها فيما تم تشغيله من وظائف النظام التي سبق الإشارة إليها حيث يتم الآتي:
– تسجيل الأشخاص (الطبيعيين والاعتباريين) ضمن مكلفي الزكاة والضريبة يتم بشكل آلي ومنحهم الأرقام المالية والمميزة.
– تسلم الإقرارات الزكوية والضريبية.
– إدخال بيانات الإقرارات الزكوية والضريبية في النظام الآلي وإجراء فحوص مصداقية الاحتساب لحقول تلك الإقرارات بشكل آلي.
– تسلم دفعات السداد للزكاة والضريبة بشكل آلي بواسطة (نظام سداد) حيث يتم إدخالها في الحسابات المختصة آلياً وفي وقت وجيز.
– اختيار حالات الفحص للملفات التي سيتم فحصها ميدانياً أو مكتبياً بشكل آلي من خلال تطبيق معايير الفحص (بوظيفة الفحص).
– وبشكل عام فإن من أوجه التحسن أيضاً اختصار الوقت والجهد الذي يصاحب سير المعاملات والقضاء على الإجراءات الروتينية وكذلك إمكانية الحصول على التقارير المختلفة وعلى مستوى عال من الدقة، والإدارة تتطلع إلى المراحل المتقدمة من تطبيق البرامج بإذن الله عندما يتمكن المكلفون من إدخال إقراراتهم وتعاملاتهم مع المصلحة آلياً ومن مكاتبهم دون الحاجة إلى مراجعة المصلحة إلا في الحالات التي تتطلب ذلك.

كلمة توجهونها لموظفي المصلحة وللمكلفين فيما يتعلق بتطبيق النظام الآلي في إدارة كبار المكلفين؟

الكلمة التي أود توجيهها إلى زملائي موظفي الإدارة هي أن هذا النظام فرصة عظيمة لإيجاد نقلة نوعية في بيئة العمل في المصلحة وتحسين جودة العمل فيها ووضعها في مصاف المصالح الضريبية المتقدمة، وبناءً عليه فإنه من المطلوب منا كموظفين أن نغتنم هذه الفرصة وأن نعمل سوياً على إنجاح هذا النظام وسرعة الإلمام بكافة وظائفة من مدخلات ومعالجات مخرجات مرحلية وتقارير مختلفة والحرص على الدقة في إدخال البيانات والمعلومات حتى تتحقق النتائج المرجوة بإذن الله، وألا يتردد أي موظف (مستفيد من النظام) في الإفصاح عما لديه من ملاحظات أو مرئيات حيال التطبيق، حيث تم تحديد أشخاص مسؤولين في الإدارة عن ذلك (مراقب النظام ومدير النظام)، أما كلمتي للمكلفين فإنه بلا شك كل مكلف يطمح إلى تلقي الخدمات من المصلحة على مستوى عالي من الجودة والوضوح وهذا يعتمد أساسًا على ما يقدمه المكلف من معلومات وإقرارات وبيانات، فعندما يحرص المكلف على استكمال كافة البيانات والمعلومات المطلوبة منه ويقدمها في المواعيد المحددة فإنه بلا شك يساعد على تطبيق هذا النظام والحصول على الخدمات المرجوة على مستوى مرتفع من الجودة، كما أننا في المصلحة حريصون كل الحرص على تذليل ما قد يعترض تسهيل أمور المكلفين من عوائق أو صعوبات تطلعاً إلى الوصول إلى المراحل المتقدمة من تطبيق النظام مثل : ment Efilling E-pay-.. إلخ من الخدمات التي يمكن الحصول عليها عن التطبيق الكامل لكافة أجزاء النظام.