تعلم كيف تطبق أفضل الممارسات

على الرغم من هذا نجد أن المشاريع تتجاوز أحيانا الميزانية الموضوعة أو تتعدى الميعاد المحدد لإنهائها أو تتعرض للتخبط في مسارها. جزء من المشكلة يبدأ من أعلى بتأثير من كبار المديرين. وخاصة إذا ما كان المناخ الثقافي السائد في الشركة سيئا. كما أن بعض المشاريع لا يقدر لها الانطلاق أبدا. لذلك على المديرين أن ينتبهوا إلى هذه المشكلات التي تلحق بالمشاريع، ومنها:
ــ مشروع اليوم: عندما يكثر تغير الأولويات، لا يعرف الناس أين يوجهون طاقاتهم، ومن ثم تطول فترة تنفيذ المشاريع.
ـــ متلازمة الشخص المتحمس: عندما يريد أحد المديرين التنفيذيين أن يدفع مشروعا إلى الأمام، فإن أحد الإجراءات الشائعة هي أن يمسك بأول موظف متحمس يقابله ويكلفه بالمهمة. وهذا لا يساعد بالضرورة على إنجاز المهمة، خاصة إذا لم يكن الشخص مؤهلا للقيام بها.
ـ العمل في المشروع يتعارض مع العمل الحقيقي: بعض الناس يرون أن المشاريع هي أشياء إضافية وليست مدمجة في نسيج عملهم أو في أهداف الشركة. للتغلب على شيوع هذا الإحساس لدى الموظفين من المهم دمج المشاريع في العمليات الداخلية للشركة.
ـــ الزيادات التراكمية: كلما أضاف أصحاب المصالح بنودا للمشروع، تنمو خطته وتشيع فيه الفوضى.
ــ السياسة: التغير العام في سياسات الشركة يمكن أن يقوض أحد المشاريع.
ـــ المواعيد النهائية الاضطرارية: إذا ما كانت مواعيد الانتهاء المستهدفة لا تتلاءم مع حجم العمل الذي يتطلبه المشروع، فسيسير المشروع على نحو مترهل، ولن تتناسب النتائج مع المستهدف.
يعمل مدير المشروع وفرق العمل في المشروع في ''مثلث التوازن''، سعيا لتحقيق الأهداف المحددة للمشروع في إطار الوقت والموارد المحددة. لذلك من الضروري توافر التخطيط السليم. وقبل أن يبدأ العمل يجب أن توضع خطة للمشروع على الورق يتحدد فيها إطار المشروع وهيكله وعمله وموارده والمخاوف المتعلقة به في كل مستوى من مستويات المؤسسة.
من أجل إدارة أفضل للمشروع، لا بد من دفع المشاركين لاستخدام وفهم لغة واضحة للمشروع، التي تتضمن هذه المصطلحات:
ـــ المشروع: هذا المشروع لإنتاج منتج أو خدمة أو نتيجة معينة.
ـــ البرنامج: ويشمل عددا من المنتجات تحت مظلة واحدة.
ـــ حقيبة الأوراق: مجموعة من البرامج المرتبطة بالأهداف العامة للشركة.
ـــ مدير المشروع: القائد الذي يدير الفريق الذي يعمل في المشروع. وهو لا يقوم بالعمل في المشروع أو تقديم خبرات تقنية فيه، إلا أنه يشرف على المشروع ويتخذ القرارات المتعلقة به.