تحليل أداء المشروع
عند تقييم أداء المشروع، لا بد من تحليل وبيان أثر ما تم إنجازه فعلياً في الأعمال المتبقية من هذا المشروع، وذلك لتحديد التاريخ والتكلفة النهائية المتوقعين لإنجازه. ولكن للأسف، نجد أن غالبية ما يتم إعداده لتحليل وضع وسير عمل مشروع ما يعتمد على مراجعة ما تم إنجازه في الفترة السابقة، متجاهلاً دراسة وتحليل أثر ذلك في ما تبقى من أعمال.
ولمعالجة ذلك، فقد تم اعتماد ما يعرف بأسلوب "القيمة المكتسبة" لتحليل أداء المشروع وبيان أثر ذلك في المشروع ككل. ويقوم مبدأ هذا الأسلوب على إمكانية تحديد نسبة الإنجاز الشهرية المتوقعة لجميع النشاطات عند الاتفاق على خطة تنفيذ مشروع. ولكي يتم إنجاز المشروع في المدة الزمنية المحددة وضمن التكلفة المخصصة له، يتعين أن يكون سير العمل الفعلي لكل نشاط تبعاً لتلك القيم، إذ إن أي اختلاف بالزيادة أو النقصان يعني أنه لم يتم التقيد بالخطة المعتمدة للمشروع، ومن الواجب دراسة وتحليل ذلك الاختلاف لبيان أثره المحتمل في المشروع، وهذا ما يعرف بـ "القيمة المخططة".
عند تقييم أداء سير العمل لفترة معينة، يتم تحديد النشاطات المنجزة خلال تلك الفترة والتي تمثل نسبة الإنجاز المحققة مقابل كل نشاط على حدة، وتعرف بـ "القيمة المكتسبة". وفي حال كانت تلك القيمة أكبر من القيمة المخططة للنشاط، فإن ذلك يدل على أن سير العمل الفعلي لذلك النشاط أفضل مما كان مخططاً له، والعكس صحيح. ويعرف هذا الفارق بـ "تباين الجدول الزمني"، حيث إن القيمة الموجبة تدل على أن سير العمل أفضل مما هو مخطط له، والقيمة السالبة تدل على وجود تأخير في إنجاز الأعمال.
ويمكن الحصول على ما يعرف بـ "مؤشر الجدول الزمني" من خلال مقارنة القيمة المكتسبة مع القيمة المخططة. فإن كان المؤشر أكبر من الرقم واحد، دل ذلك على الوضع الإيجابي لسير العمل وإن كان أقل من الرقم واحد دل على الوضع السلبي للمشروع.
ولقياس أداء المشروع من ناحيتي التكلفة والإنتاجية، يتم حساب ما يعرف بـ "التكلفة الفعلية" لكل نشاط على حدة، والتي تشتمل على جميع المصاريف الخاصة باستهلاك الموارد البشرية وغير البشرية، مثل المواد والمصاريف الأخرى.
بعد ذلك، تتم مقارنة "التكلفة الفعلية" مع "القيمة المكتسبة" للنشاط. فإن تبين أن التكلفة الفعلية لنشاط معين قد تخطت قيمته المكتسبة، دل ذلك على أن إنجاز ذلك النشاط قد تنتج عنه خسارة ربما تعود أسبابها إلى انخفاض الإنتاجية أو إعادة العمل لعدم تحقيق شروط الجودة، أو لحساب قيمة تكلفة النشاط في الخطة الأصلية بشكل غير صحيح.
أما إذا كانت تكلفة إنجاز النشاط أقل من القيمة المكتسبة، فإن ذلك يدل على وضع إيجابي يعني توفيراً في تكلفة إنجاز النشاط، وربما في تكلفة المشروع ككل. ويعرف الفارق بين القيمة المكتسبة والتكلفة الفعلية بـ "تباين التكلفة". فإن كانت تلك القيمة موجبة، دل ذلك على توفير في تكلفة إنجاز المشروع، في حين تعني القيمة السالبة الزيادة في تكلفة إنجاز المشروع. يضاف إلى ذلك، أن "مؤشر أداء التكلفة"، الذي يتم حسابه من خلال مقارنة القيمة المكتسبة مع التكلفة الفعلية، يدل على وضع إيجابي لتكلفة المشروع عندما تكون قيمته أعلى من الرقم واحد. وأما إذا كانت القيمة أقل من الرقم واحد، فإن ذلك يدل على وضع غير مرغوب فيه بالنسبة لتكلفة المشروع.
ولبيان وضع ما تبقى من أعمال في المشروع، يتم حساب ما يعرف بقيمة "ما بين التقييم والاكتمال"، وهي عبارة عن الفارق بين "الميزانية عند الاكتمال" لنشاط ما حسب ما هو محدد في الخطة الأصلية المعتمدة للمشروع وبين القيمة المكتسبة لهذا النشاط عند تاريخ تقييم أداء المشروع. وعند إضافة قيمة "ما بين التقييم والاكتمال" إلى التكلفة الفعلية لذلك النشاط، ينتج لدينا ما يعرف بـ "التكلفة المقدرة عند الاكتمال". فإن تخطت تلك القيمة "الميزانية عند الاكتمال"، دل ذلك على أن التكلفة النهائية للمشروع ستتخطى التكلفة المعتمدة للمشروع، والعكس صحيح. ويعرف هذا الفارق بـ "الاختلاف عند الاكتمال"، حيث تمثل القيمة الموجبة التوفير في تكلفة إنجاز المشروع، بينما تمثل القيمة السالبة الزيادة في هذه التكلفة.