سكرتير.. يطالب بسكرتير!!

قبل عدة أعوام.. وقبل أنْ أبدأ اجتماعي مع أحد كبار مستشاري التخطيط والتطوير الإداري البروفيسور عبد اللطيف خماخم، سألّ مساعدَه عن عملٍ محدد ولمْ يكن قدْ أتمّه.. فخاطبني المستشار قائلاً: (السكرتير) مِن أهمّ الأمور في الحياة العملية للمديرين ورجال الأعمال، لأنه إما أنْ يجعل حياتهم سهلةً وأعمالهم منظمة فيتفرغون للإبداع والتخطيط والتطوير.. أو يجعلَ حياتهم معقدة مُتعبة، فيقضون وقتهم كله في تنظيم أعمال السكرتير ومعالجة أخطائه.
تجد عدداً مِن (شخصيات الأعمال) مشغولاً بمتابعة تفاصيلَ مثل الفواتير والخطابات والفاكسات وعمل الحجوزات.. معتذراً بأنه لم يجدْ مساعداً يعتمد عليه، وقد غفل عن أنه من الأفضل له أن يصرف وقته في إيجاد شخص مناسب ويتولى تدريبه.. وهو وقع في هذه المشكلة غالبا لأنه لا يدرك حجم العائد الذي سيحصل عليه إن وظّّف سكرتيراً ناجحاً.. ولا يدرك حجم التكلفة التي يتحملها في حالته الراهنة.
إن (السكرتير) الناجح لا ينتظر قائمةً بالأعمال المطلوبة منه، بل يبادر بأداء مهماته ويقترح الحلول العملية وينقذُ رئيسه من المواقف المتنوعة المحرجة، (السكرتير) الناجحُ يعرف نمطَ الرئيس وأسلوبَ تعامله ووسائلَ الاتصال المحببة إليه ونوعيةَ التقارير المفضلة عنده ومواعيدَ الاجتماعات.. وهو أيضاً يصل إلى المعلومة المطلوبة بسرعة لحسنِ تنظيمه وتصنيفه.. لذا فوجود (سكرتير) بهذه المواصفات يجعل من رجل الأعمال شخصية مثالية.. ويجعلُ من القائد الإداري مبدعاً في أفكاره وأعماله..
ويبقى سؤال نلحظ إجابته في عدد من الشركات: هل يحتاج مثل هذا السكرتير إلى سكرتير؟!!.