هل مكتبك يليق بعملك ؟

يعد الموقع الخاص بعملك المحطة الأولى والانطلاقة الأساسية لأي عمل ناجح طويل المدى والمحفز الأول لك ولعملائك وهو أول انطباع أولي عنك وعن عملك الذي يصعب أن يتغير بسهولة.
ليس المقصود بالاهتمام بمظهر المكتب أن يصل إلى حد التكلف والبذخ كما يفعل البعض مع الأسف ولكن من المهم أن تعرف أنه الواجهة الأساسية لأعمالك ومظهره يعكس مدى اهتمامك بعملك ويعطي انطباعا عن شخصيتك، فكلما كان عملياً يعكس شخصية عملية منجزة وكلما كان سيئا عكس ذات الشيء على عملك، وهذا عزيزي القارئ ليس أمراً عادياً فكم من عمل فشل بسبب أخطاء إما في اختيار المكتب المناسب وإما أخطاء في التصميم، ومن المهم أن نعلم أن كثيرا من العملاء يطلبون زيارة مكاتب من يتعاملون معهم ليس لسبب حب الاستطلاع ولكن لتكوين انطباع وقناعة عمن سيتعاملون معهم، وهذه الزيارة سيترتب عليها مجمل التعامل معك مستقبلاً.
فالمكتب الذي يكون متكلفاً بأكثر من حجم عمله كأن يكون واسعاً جداً على حجم العمل أو فخماً جداً وطبيعة عملك لا تتحمل تلك المصروفات يكون الانطباع عليك أنك مبذر ولا تضع الشيء في موضعه، وقد يعتقد عميلك أن أتعابك ستكون باهظة لا بسبب جودة عملك ولكن لتغطية تلك المصرفات غير المهمة من وجهة نظره، وعلى العكس من ذلك فالمكتب السيئ والضيق قد يشعر الزائر أنك فوضوي وغير عملي ولا تتطلع لعمل طويل المدى، كما أنه لن يثق بك ولن يعطيك حقك من التقدير لا لأنه لا يعتقد أن جهدك لا يستحق ذلك ولكن لأن مظهر بيئة العمل لا يعكس احترافية فأي مبلغ يعد من وجهة نظر العميل ربحا تقبل به.
عزيزي صاحب المنشئة هل زرت مكتباً من مكاتب الشركات العالمية في الغرب ؟ لو قدر لك أن زرتها سترى قدراً كبيراً من الاحتراف في اختيار المقر المناسب لشركتهم كما سترى بيئة عمل تحفز الموظفين على الإنجاز وسيفاجئك صغر حجم المرافق التابعة لتلك الشركات.
ولتبدأ رحلة تأسيس مكتب أعمال ناجح وعملي عليك أن تبدأ باختيار الموقع المناسب وتنتهي بتجهيز المكتب وإليك عزيزي القارئ بعض النصائح الأساسية التي قد تساعدك في تأسيس حاضنة أعمالك بكل احترافية ونجاح:
* قم باختيار موقع مكتبك حسب حاجة العمل الأساسية وشريحة العملاء المستهدفة فإن كانت طبيعة عملك تتطلب زيارة معظم العملاء لك فأحرص على اختيار الموقع الذي تتوافر فيه متطلبات العملاء الزائرين وذلك باختيار مكتب سهل الوصول إليه وبمساحة تستوعب عدد الزوار المتوقع وتتوافر فيه جميع المرافق التي يحتاج إليها العميل كمواقف للسيارات ومصاعد للوصول إلى مكتبك بسهولة
وإن كانت طبيعة عملك لا تتطلب زيارة عميلك بشكل أساسي فلا تحرص على التكلف في توفير مساحات كبيرة لاستقبال الزوار ولا تتكلف في اختيار الموقع ويمكنك أن تبدأ بمكتب ذي مظهر متوسط وعملي.
* احرص على تصميم المكتب قبل أن تبدأ في تنفيذه فهذا سيوفر عليك كثيرا من المساحات والوقت والتكلفة كما سيوفر لك ولموظفيك ولعملائك بيئة عمل محفزة.
* حاول اختيار ألوان تتوافق مع طبيعة عملك وابتعد عن الألوان الغامقة واجعل الألوان الفاتحة أساسية في التصميم لإعطاء راحة نفسية لموظفي المكتب وابتعد عن الديكورات التي تخص المنازل
* ابتعد في تصميم ديكورات المكتب عن المكاتب المغلقة بقدر الإمكان واحرص على تطبيق نظام Work Station الذي يعطي مساحة أرحب ويعود الموظفين على العمل الجماعي ويسهل رقابة موظفيك وسير العمل.
* وفر صالات استقبال واجتماعات لعملائك متوافر فيها رسائل إعلانية فهي تغني عن كثير من الشرح عن عملك واجعل مقر استقبال الضيوف والعملاء مختلفا عن جهة مكاتب العمل لتوفير الخصوصية.
* احرص على ربط مكتبك بشبكة عمل Net Workفهي تسهل وتوفر الأجهزة المساندة.
* حاول تقليل الاعتماد في مراسلاتك الداخلية على الأوراق واستبدلها بالمراسلات الإلكترونية فهي تنظم أكثر وتوفر الجهد والمال.
* حاول جعل بيئة العمل خالية من التدخين ووفر دائماً بيئة نظيفة ورائحة زكية فهي تحفز العمل بشكل ملحوظ.
* احرص على وجود مستودع تخزين دائماً بأرفف لسهولة تخزين الأوراق.
كما نلاحظ عزيزي القارئ أن جميع ما تم ذكره يبعد كل البعد عن التكلف الزائد الذي يشعر العميل بالريبة وعدم الارتياح، كما أنه يبعد أيضاً عن العشوائية التي قد يخاف أيضاً منها العميل وتقلل من الإنجاز.
ثق تماماً أن استثمارك في مكتب يليق بعملك هو أفضل قرار والخطوة الأولى لنجاح أي عمل لك كما أن هناك دراسة علمية قامت بها جمعية أمريكية متخصصة في بيئة الأعمال أكدت أن المكتب اللائق يزيد بنسبة 80 في المائة من ثقة أعمالك ويزيد من أداء موظفيك بنسبة 75 في المائة وهذه نسبة ليست هينة فابدأ اليوم بالسؤال الذي بدأنا به المقال وأجب عليه.