قواعد معالجة العُهد.. ضوابط رقابية لحفظ الأصول والمستندات

وافق مجلس الوزراء على قواعد معالجة العهد التي تسجل على جهات أو أفراد وتمضي فترة طويلة دون أن يتم تحصيلها بموجب قراره رقم "56" وتاريخ 22/1/1440هـ، ونشرت في الجريدة الرسمية يوم 19/10/ 2018، وتشمل:
حساب العهد "السلف المؤقتة"
تقيد في هذا الحساب السلف المؤقتة، ويصرف منها لبعض الموظفين لأداء أعمال مصلحية ولا يتيسر صرف قيمتها مباشرة لأصحاب الحق "كالموردين، والمتعهدين"، حيث يفتح حساب شخصي في دفتر مفردات العهد لكل صاحب عهدة من هذه السلف، على أن تسدد هذه السلف ويسوى حسابها بمجرد الانتهاء من الغرض الذي صرفت من أجله.
تعالج العهد التي ثبت وفاة من قيدت عليه بقيام الجهة التي قيدت العهدة في حساباتها بتقديم إقرار مالي وإداري يثبت عدم قدرة ورثة المتوفى على السداد أو تعذر تسديد العهدة، ويتم بموجبه تسوية رصيد العهدة محاسبيا بموافقة وزارة المالية.
العهد التي فقدت أصول مستنداتها وصورها تعالج بقيام الجهة التي قيدت العهدة في حساباتها بتقديم إقرار مالي وإداري بفقد أصول مستندات العهدة وصورها، وتحديد المتسبب في فقدها والإجراء المتخذ في شأنه، وتتم تسوية مبلغ العهدة محاسبيا بموافقة وزارة المالية.
عهد الموظف على رأس العمل ولم تسدد قبل انتقاله إلى جهة أخرى، تعالج بالحسم من رواتبه الشهرية وأية مستحقات أخرى فور قيد العهدة عليه وإثبات امتناعه عن السداد بعد مطالبته بها وفي حالة انتقال الموظف إلى جهة أخرى قبل صدور هذه القواعد، تلتزم الجهة التي انتقل إليها الموظف بسداد مبلغ العهدة حسما من مستحقات الموظف لديها، أو انتقال مبلغ العهدة إلى حساباتها والتزامها بحسمها من مستحقاته، وذلك بتوسيط حساب المستحقات العامة بين الجهتين، ولا تجوز الموافقة على إخلاء طرف الموظف الذي يرغب في الانتقال إلى جهة أخرى بعد صدور هذه القواعد إلا بعد سداده مبلغ العهدة التي عليه، أو إحضار موافقة من الجهة التي يرغب بالانتقال إليها، يفيد بموافقتها على انتقال مبلغ العهدة طرفها والتزامها بسدادها من مستحقاته، وذلك بتوسيط حساب المستحقات العامة بين الجهتين.
العهد التي ثبت إعسار من قيدت عليه تعالج بقيام الجهة التي قيدت العهدة في حساباتها بتقديم إقرار مالي وإداري يثبت عدم وجود ممتلكات نقدية وعينية لديه أو دخل شهري يكفي لتحصيل مبلغ العهدة منه كاملة أو على أقساط، ويعفى من ذلك بموجب صك إعسار، ويسوى مبلغ العهدة محاسبيا بموافقة وزارة المالية.
العهد التي على موظف متقاعد تعالج بقيام المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية أو المؤسسة العامة للتقاعد ــ بحسب الحالة ــ بحسم المبلغ من مستحقات المتقاعد الشهرية، وإذا توفي قبل الانتهاء من سداد المتبقي من العهدة يسوى رصيد العهدة المتبقي محاسبيا بموافقة وزارة المالية بعد قيام الجهة بتقديم إقرار مالي وإداري يفيد بذلك.

حساب العهد «سلف مستدامة»
تقيد في هذا الحساب المبالغ التي تصرفها الوزارات والمصالح بصفة سلف مستدامة لفروعها، وذلك لتأمين نفقاتها العاجلة، وترفع مستنداتها شهريا للتعويض عنها أو كلما قارب رصيدها على الانتهاء، وتسوى عند انتهاء السنة المالية وإيداع بواقيها النقدية في حساب وزارة المالية.
تعالج العهد التي فقدت أصول مستنداتها وصورها وفقا لما أشير إليه في هذه من القواعد، أما العهد الجديدة فيجب فتح حساب رسمي في البنك باسم الجهة يحول إليه مبلغ العهدة وما يرد عليه من تعويضات، ويتم الصرف من العهدة بموجب شيكات يوقع عليها من قبل رئيس الجهة ومدير الإدارة المالية.

حساب العهد «تحت التحصيل»
تقيد في هذا الحساب المبالغ المصروفة على ذمة تحصيلها من الغير، وكذلك المبالغ التي يتقرر تحصيلها من الغير سواء كان من الأفراد أو جهات حكومية أو غير حكومية، وتنقسم إلى عهد تحت التحصيل على الأفراد تعالج وفقا لما ورد في هذه القواعد والعهد تحت التحصيل على الجهات الحكومية تسوى محاسبيا بإجراء مقاصة من خلال حساب المستحقات العامة لكلا الطرفين إذا توافرت مستنداتها وقبلت الجهة المقيد عليها العهدة ذلك، وإن لم تتوافر أصول مستنداتها وصورها فتتم تسوية مبلغ العهدة محاسبيا بموافقة وزارة المالية.
العهد المقيدة على شركات أجنبية غادرت المملكة وليس لها عقود قائمة مع جهات حكومية أخرى تعالج بعد قيام الجهة التي قيدت في حساباتها العهدة بإثبات أنها طالبت الشركة بسداد المستحقات التي عليها، وفي حالة تعذر تسديدها يسوى رصيد العهدة محاسبيا بموافقة وزارة المالية.
العهد التي على شركات أو مؤسسات لها عقود قائمة مع جهات حكومية، تقوم الجهة الحكومية بتزويد وزارة المالية بأسماء المؤسسات والشركات وأرقام سجلاتها التي عليها مديونيات متعذر تحصيلها، ومتوافرة مستنداتها النظامية، وذلك بطلب حسم المديونيات من مستحقات تلك المؤسسات والشركات التي لها استحقاقات لدى بعض الجهات الحكومية، على أن تتحمل الجهة أي تبعة نظامية من جراء الحسم من تلك المستحقات وعلى وزارة المالية وضع الآلية المناسبة لتحصيل تلك المديونيات.
العهد التي على شركات أو مؤسسات ليس لها عقود مع جهات حكومية، إذا كانت الشركة أو المؤسسة قائمة ولم تتوافر أصول وصور المستندات تعالج العهدة وفقا لما ورد في هذه القواعد أما إذا كانت الشركة قد شطب سجلها التجاري ولا تتبع لشركة قابضة فيعالج ذلك محاسبيا بقيام الجهة التي قيدت في حساباتها العهدة بإرفاق ما يفيد شطب السجل التجاري للشركة، وتعالج محاسبيا بموافقة وزارة المالية.
إذا شطب السجل التجاري للمؤسسة المقيد عليها العهدة فيطالب صاحب المؤسسة بسداد العهدة ويطبق في شأنه ما ورد في هذه القواعد.

ضوابط رقابية أخرى
يجب الارتباط على بنود الميزانية عند صرف أي سلفة وعدم صرف أي عهدة أخرى ما لم تسدد سابقتها وعـدم تحصيـل أية غـرامـة مـن تركة مـن ترتبت عليـه مـن الأشخـاص ذوي الصفـة الطبيـعيـة أو المـؤسسـات الفــردية إذا تـوفي قبـل أدائهـا، وفقـا لقـرار مجلس الوزراء رقم "28" وتاريخ 4/2/1429هـ وحفظ أصول ومستندات العهد في مكان آمن ومقفل داخل خزانات خاصة بها، وفهرستها وتصنيفها وأرشفتها إلكترونيا ومتابعة العهد بشكل مستمر، ورفع بيانات شهرية بما تم حيال كل عهدة تحت مسؤولية المشرف على الشؤون المالية والإدارية في الجهة وعدم إخلاء طرف مدير الشؤون المالية أو موظف العهد حتى يسلم ما لديه من مستندات خاصة بالعهد تتضمن جميع ما سبق أن اتخذه من إجراءات لتحصيلها، لمن بعده أو من ينوب عنه، وفق محضر يعد بين الطرفين ويتحمل مدير الشؤون المالية أو من ينوب عنه مسؤولية مخالفة ما ورد في هذه القواعد من إجراءات، ويحال إلى التحقيق بتهمة التفريط في المال العام ويجب عند إعداد الحساب الختامي مقارنة أرصدة العهد للسنة المالية الحالية مع السنوات السابقة، وإيضاح الإجراءات التي اتخذتها الجهة حيال كل عهدة على حدة، ويرفق ما يفيد ذلك في الحساب الختامي.